Aangesloten bij de Nederlandse Culturele Sportbond



Privacy beleid

De Nederlandse Culturele Sportbond (NCS) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De NCS houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot alleen die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als NCS zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden
Van de NCS kunnen alleen rechtspersonen (verenigingen, stichtingen en organisaties) lid worden. Deze worden lid met de bij hen aangesloten leden. Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens worden alleen de rechtspersonen met de bijbehorende bestuursleden opgenomen in de ledenadministratie.

Persoonsgegevens van de bestuursleden worden door de NCS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie met de leden en uitnodigingen voor bijeenkomsten en activiteiten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het lidmaatschap van de NCS, zoals bepaald in het Algemeen Reglement.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NCS de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam, Adres, Woonplaats;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Functie binnen het bestuur.

Uw persoonsgegevens worden door de NCS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  •  Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Na einde lidmaatschap worden de gegevens in het daarop volgende jaar digitaal verwijderd en als hardcopy gearchiveerd.

Daarnaast zijn de leden van deze rechtspersonen dus ook lid van de NCS. Hiervan verstrekt de rechtspersoon 1 maal per jaar (digitaal of hardcopy) een opgaaf aan de NCS.

Persoonsgegevens van de leden, aangesloten bij de leden rechtspersonen worden door de NCS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Contributieheffing;
  • Controle lidmaatschap en collectieve verzekeringen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het lidmaatschap van de NCS, zoals bepaald in het Algemeen Reglement.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) vraagt de NCS de volgende persoonsgegevens van u:

  • Naam, Adres, Woonplaats;
  • Geboortedatum.

Uw persoonsgegevens worden door de NCS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor een periode van maximaal 7 jaar, als onderdeel van de financiële administratie.

Verwerking van persoonsgegevens van officials

Persoonsgegevens van de officials worden door de NCS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Aanvragen en verstrekken van officialpasjes;
  • Communicatie met de officials;
  • Toewijzen van activiteiten en/of wedstrijden;
  • Uitnodigingen voor bijeenkomsten en activiteiten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het zijn van official binnen de NCS.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NCS de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Vereniging;
  • Bevoegdheid;
  • Official/licentienummer;
  • Datum uitgifte officialpas.

Uw persoonsgegevens worden door de NCS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Na beëindiging officialschap blijven de gegevens nog 1 jaar bewaard, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover van toepassing).
Verwerking van persoonsgegevens van debiteuren of crediteuren

Persoonsgegevens van debiteuren of crediteuren worden door de NCS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Financiële administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de activiteit, opdracht en/of bestelling.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht, bestelling, declaratie en/of factuur.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NCS de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam, Adres, Woonplaats;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door de NCS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door de NCS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. de digitale nieuwsbrief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijving formulier Nieuwsbrief op onze website.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NCS de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Geslacht;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door de NCS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

- Gedurende de periode dat men aangemeld is. De nieuwsbrief bevat link om gemakkelijk af te kunnen melden. Na afmelding worden de persoonsgegevens verwijderd.

 

Verwerking van persoonsgegevens van prospect en/of geïnteresseerden

Persoonsgegevens van prospect en/of geïnteresseerde worden door de NCS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge/schriftelijke toestemming; aanvraag informatie of vraag via de website.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NCS de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam, Adres, Woonplaats;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen).

Uw persoonsgegevens worden door de NCS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

- Gedurende de periode dat men contact heeft. Daarna maximaal 2 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door de NCS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NCS de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam, Adres, Woonplaats;
  • Geslacht;
  • Burgerlijke staat;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Geboortedatum;
  • Salarisgegevens;
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer;
  • Bankgegevens;
  • Pensioengegevens.

Uw persoonsgegevens worden door de NCS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Afhankelijk van het feit welke gegevens het betreft. In de financiële administratie voor maximaal 7 jaar, daarnaast archivering t.b.v. pensioen e.d..
Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

In het Algemeen Reglement van de NCS is hiertoe de volgende passage opgenomen:

“Het bondsbestuur houdt een ledenregister bij. In dit register worden alleen die gegevens bijgehouden die voor het realiseren van het doel van de NCS noodzakelijk zijn. Na voorafgaande toestemming van het bondscongres kan het bondsbestuur geregistreerde gegevens aan derden verstrekken, behalve van het lid dat tegen die verstrekking bij het bondsbestuur schriftelijk bezwaar heeft gemaakt.”

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • De ledenregistratie in een Cloud omgeving;
  • Het aanmelden en verzenden van Nieuwsbrieven via de website;
  • Het vervaardigen van de official pasjes;
  • Systeembeheer van de lokale server;
  • De salarisverwerking van de medewerkers (m.i.v. 2019).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

de NCS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we onder meer de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de NCS van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze gegevens worden lokaal, dan wel op servers binnen de EU opgeslagen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Nederlandse Culturele Sportbond (NCS)

Meeuwenlaan 41

1021 HS Amsterdam

ncs@sport4all.nl

 

 

 

Commissies

Nieuws

 
Categorie naam: CWZ
Nieuw: WVNL Langeafstandswedstrijd 4...
Met ingang van het nieuwe seizoen 2018-2019 zal er ook een nieuwe...
 
Categorie naam: CWZ
Arena kledingpakketten WVNL...
Ondertussen is alle
Categorie naam: CWZ
Één tijdwaarnemer per baan...
 
Categorie naam: CWZ
Aanpassingen Masterwedstrijd...
Tot nu toe werden de WVNL Masterzwemkampioenschappen altijd op de 1e...
 
Categorie naam: CWZ
Nieuwe leeftijdsbepalingen komende...
Een van de wijzigingen die voortgekomen is uit de voorstellen van de...
 
Categorie naam: CWZ
Wijzigingen voor het komende seizoen
Na afloop van het seizoen 2016-2017 is er een wergroep samengesteld...
 
Categorie naam: CWZ
Wijziging samenstelling bondsploeg...
Er heeft een wijziging in de 
 
Categorie naam: CSF, CWP, CWZ, CZO, SBWN
Positieve reacties na eerste NCS 4YOU...
Eerlijk gezegd hadden we meer aanmeldingen verwacht voor de eerste...

Agenda